A inadimplência não é novidade no ramo educacional. Pode comprometer a saúde financeira e até provocar fechamento de instituições. Por isso, sua gestão é tão imprescindível quanto o gerenciamento de outros setores – planejamento estratégico, financeiro, marketing, recursos humanos e proposta pedagógica.
Em uma sala de aula ocorre uma série de relações jurídicas distintas: o contrato educacional na órbita do Código Civil, a prestação de serviços nos termos do Código de Defesa do Consumidor, o atendimento a alunos menores com base no Estatuto da Criança e do Adolescente e as atividades escolares em consonância com a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDBEN) e a Base Nacional Comum Curricular (BNCC). Conhecimento sobre legislação e ferramentas de negociação eficazes podem diminuir a inadimplência, levando o consumidor a cumprir com os valores pelo serviço prestado.
A Lei da Mensalidade veta o desligamento do aluno inadimplente antes do término do ano letivo. Estabelece que a anuidade seja parcelada em até 12 vezes iguais, sem cobrança de taxa de matrícula, e proíbe cancelamento do fornecimento do ano letivo, uma vez iniciado. A escola, também, não pode suspender provas, reter documentos, aplicar penalidades pedagógicas, impedir a entrada no estabelecimento. Não pode entregar material nem praticar qualquer ato discriminatório ou vexatório.
A principal fonte de recursos das escolas é proveniente do pagamento das mensalidades. Assim, como a Lei n. 9.870/1999 veta reajuste ao longo do ano letivo, é imprescindível que se faça um planejamento anual em que sejam previstos a inadimplência da instituição e os gastos para geri-la, a fim de não causar efeito adverso. Ferramentas de gestão, como PDCA (sigla emprestada do inglês, que faz referência a quatro fases para uma gestão: Plan – Planejar, Do – fazer, Check – checar, Act – agir), podem auxiliar na melhoria contínua.
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As escolas que oferecem serviços extras que ocorrem separadamente, em turno contrário, devem fazer contratos separados. Segundo a jurisprudência, podem ser suspensos por não ocorrerem no período regular.
A Política de Reforço Positivo objetiva motivar os contratantes a pagarem até o vencimento; visa olhar para a educação como prioridade, mesmo em momentos de dificuldades inesperadas. Os canais de comunicação servem para cobrança, mas, também, para agradecimento pelo pagamento e confirmação dele.
Algumas estratégias:
- Separar alunos inadimplentes por categoria. Por exemplo, nunca atrasam; não têm problemas financeiros, mas precisam ser lembrados; atrasam esporadicamente; estão passando por dificuldades financeiras momentâneas; passaram a ter nova configuração familiar; acumulam mensalidades em aberto etc.
- Recomenda-se que a instituição tenha um departamento de cobrança, ou terceirize o procedimento. Isso evita que se misturem aspectos pedagógicos e financeiros na relação com as famílias, que também precisam ser educadas a respeito de suas responsabilidades. Evite favorecer o inadimplente para não criar a cultura do “não tem problema atrasar, sempre dão um jeitinho”.
- Ferramentas para cobrança: carta simples; carta com aviso de recebimento (AR); notificação extrajudicial; contato telefônico; mensagens de SMS, WhatsApp ou aplicativo; cadastramento do devedor em banco de dados de inadimplentes como Serasa e SPC; protesto de título; cobrança judicial – pode ser feita por execução de título extrajudicial, ação monitória ou ação comum, dependendo do contrato.
Há uma mudança de paradigma. Até 2017, o valor do contrato poderia ser cobrado apenas de quem o assinou. Na jurisprudência atual, independentemente de quem assinou o contrato, o valor pode ser cobrado de ambos os genitores, tendo em vista que a obrigação de educar e de prover sustento é de ambos.
É importante que a instituição crie um roteiro de cobrança geral ou específico para cada grupo, assegurando atendimento ao inadimplente de acordo com a legislação, com a política de atendimento da escola e com o contrato estabelecido entre as partes. É imprescindível registrar todos os contatos e os atendimentos. E lembre-se da Lei de Proteção de Dados, já vigente no Brasil.
O responsável pela cobrança precisa de treinamento técnico e relacional de negociação, para manter o foco na dívida e não nos problemas. Deve saber lidar com cálculos, simulações e encontrar a melhor solução – o famoso “ganha-ganha” trazido pelo autor e negociador Willian Ury.
O cenário educacional se modificou, e não há mais espaço para gestão que não seja profissional e estratégica. A concorrência, a ameaça de falência e a inadimplência exacerbada exigem profissionalismo e excelência no serviço prestado pelas escolas. Um plano de ação estratégico para geri-la é o primeiro passo para diminuir índices e modificar a cultura criada de que a educação não é prioridade. Tudo que se mede pode ser melhorado, potencializado, ou mesmo adaptado para gerar melhores resultados.
